19 avril 2017

Texte de Justine Fraser

Un archiviste, qu’est-ce que ça fait, au quotidien? Le travail que nous accomplissons est peu connu et peut paraître abstrait... Dans ce billet, je vous explique l’une de nos tâches : le traitement d’un fonds d’archives privées.

Le traitement d’un fonds d’archives privées consiste en « l’ensemble des opérations et procédures par lesquelles les archives sont triées, classées, décrites et indexées¹. »

Le Club Kinsmen de Québec inc. a fait don de ses archives à la Division de la gestion des documents et des archives (DGDA) de la Ville de Québec en 2010. À mon arrivée à la DGDA, j’ai donc «hérité» des quelques 80 boîtes (!)du Club Kinsmen qui attendaient d’être traitées!

Dans un premier temps, j’ai fait un tri pour ne conserver que les documents ayant un intérêt historique. En éliminant les doublons, les brouillons et les documents non pertinents pour la conservation permanente à l’aide de critères de tri, je n’avais plus que 20 boîtes!

Deuxièmement, j’ai mis en place un plan de classification. J’ai ainsi regroupé les documents selon une hiérarchie logique basée sur les principales activités de l’organisme. Le fonds du Club Kinsmen ayant été acquis sans classement établi, cette étape est d’autant plus cruciale pour que les chercheurs puissent repérer et exploiter aisément les documents dont ils ont besoin.

Par la suite, je me suis concentrée sur le rangement des documents d’archives dans des conditions optimales de conservation. J’ai retiré toutes matières ferreuses, comme les trombones et les broches, pour prévenir l’oxydation du fer sur le papier. Puis, j’ai placé les documents dans des chemises et des boîtes non acides, permettant ainsi de stabiliser les altérations chimiques de ces derniers. Le tout repose maintenant dans une salle à température contrôlée.

Finalement, afin de faciliter le repérage des documents, j’ai décrit et indexé le contenu du fonds dans un logiciel de gestion d’archives à l’aide des Règles de description des documents d’archives (RDDA).

En tout, le traitement du fonds du Club Kinsmen aura duré près de six mois ! C’est un travail qui demande une bonne capacité d’analyse, de la minutie et de l’organisation. Quelques photos des maisons Kinsmen, dont la toute première en 1957, font notamment partie du fonds d’archives.

Cela pique votre curiosité? Le fonds est maintenant accessible, pour le consulter, il suffit de nous rendre une petite visite! À bientôt!

^1. Champagne et Chouinard, 1987, p.163

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