Organismes admissibles

Le requérant doit répondre aux critères suivants :

• Être une entité légalement constituée à but non lucratif dotée d’un conseil d’administration.
• Démontrer une expérience pertinente en lien avec la demande déposée.
• Être conforme aux lois et règlements en vigueur régissant la gouvernance et la vie démocratique des organismes à but non lucratif.
• Faire preuve d’une saine gouvernance et d’une gestion administrative et financière rigoureuse.

Organismes non admissibles

Les organismes suivants ne sont pas admissibles à un soutien financier :

• Les particuliers
• Les entreprises privées
• Les organismes institutionnels, publics et parapublics
• Les ordres professionnels et les organisations syndicales qui ont pour seule mission de soutenir, de régir ou de protéger des intérêts du milieu professionnel, des affaires, du travail ou de ses propres membres
• Les organisations politiques.

Événements admissibles

Un événement est considéré comme tel à partir du moment où :

• Il propose une ou des animations urbaines essentiellement extérieures, qu’elles soient culturelles ou sportives, d’une durée limitée ne pouvant excéder 90 jours.
• Il s’adresse à l’ensemble des citoyens de Québec et de la clientèle touristique.
• Il se déploie principalement sur le territoire de la ville de Québec.
• Il se déploie en conformité aux lois et règlements en vigueur au Québec.
• Il est complémentaire aux autres événements.

Événements non admissibles

• Les événements exclusivement intérieurs de nature privée
• Les événements entièrement de nature commerciale
• Événements culturels à billetterie uniquement
• Les manifestations
• Les marchés publics
• Les événements des regroupements de gens d’affaires
• Les collectes de fonds ou activités de financement
• Les contrats de gestion que la Ville pourrait octroyer, les événements que celle-ci pourrait diffuser ou produire.
• Toute autre activité s’apparentant à une programmation d’animation (programmation saisonnière par exemple).

L’aide financière octroyée est sous forme de subvention maximale, sous réserve des modalités prescrites à l’entente.

Balises de financement maximal par événement culturel ou sportif admissible :

Le soutien total accordé par la Ville pourrait dépasser le pourcentage ou le montant maximum. Par exemple, sur la base de l’analyse qu’elle aura réalisée et conformément aux critères énoncés, la Ville pourrait soutenir de manière spécifique le développement ou la réalisation d’un événement ou d’un projet spécial, ou encore d’un projet en démarrage, en développement ou en consolidation.

Les événements sportifs éligibles, qui sont payants (à billetterie) ou se déroulent dans un espace intérieur (aréna, plateau sportif, etc.), sont admissibles à un financement maximal de 10 % du budget prévisionnel.

Dépenses admissibles

Toutes les dépenses relatives à la réalisation de l’événement sont admissibles. Toutefois, une analyse du montage financier sera réalisée et, sur la base du réalisme de celui-ci, la Ville se réserve le droit de déterminer les montants admissibles.

Octroi d’une aide financière

L’aide financière octroyée tiendra compte de l’estimation des coûts des services municipaux nécessaires à la réalisation de l’événement, si ceux-ci sont requis. La contribution de la Ville de Québec peut varier selon la nature et l’envergure de l’événement, mais aussi selon son impact sur le domaine public.

Le dépôt d’une demande exclut la possibilité de déposer toute autre demande de soutien auprès de la Ville de Québec pour la tenue du même événement, à l’exception de Destination Québec cité.

Ententes triennales

Il est possible de déposer une demande de soutien financier triennal. Pour ce faire, les trois conditions suivantes doivent être respectées :

• L’événement s’est tenu à au moins une reprise dans les deux dernières années.
• L’organisme a réalisé une planification stratégique de trois ans (minimum).
• L’organisme a identifié des objectifs de développement ainsi que des indicateurs de performance.

Une analyse des besoins en services municipaux est réalisée par la Ville de Québec pour chacun des projets, selon un panier de services déterminé. La valeur de l’aide accordée en services municipaux est additionnée, s’il y a lieu, à l’aide financière et fait partie de la contribution totale accordée par la Ville.

Offre de services municipaux :

• Déneigement
• Camion – Cuisine de rue
• Centrale des équipements
• Électricité
• Entretien des voies de circulation
• Gestion des matières résiduelles
• Plomberie
• Services policiers et de prévention contre l’incendie
• Salles, matériel et plateaux sportifs

• Les événements culturels à billetterie uniquement ne peuvent prétendre à un soutien financier. Si un soutien en services municipaux est requis, ces services sont facturés.
• Les événements de nature commerciale, c’est-à-dire dont l’un des principaux objectifs est la vente de produits, sont facturés pour chacun des kiosques opérés selon la tarification en vigueur, sauf les événements de la catégorie D.
• Les événements dont les états financiers démontrent des surplus ou des déficits importants dans les actifs nets non affectés peuvent être sujets, après analyse, à une diminution ou un refus de financement.
• Les événements des catégories A, B et C n’ont pas accès au prêt de matériel de la centrale des équipements de la Ville.
• Les autorisations (incluant les dérogations) liées aux fermetures de rue, au bruit, à la vente et à l’alcool sont octroyées par la Ville selon l’analyse d’opportunité et de faisabilité. Ces autorisations sont uniquement possibles dans le cadre d’une programmation d’animations grand public simultanée.
• Tous les services municipaux supplémentaires demandés par le promoteur moins de 15 jours avant l’événement peuvent être facturés.

Votre demande doit être déposée au minimum 90 jours avant l’événement.

Ce délai peut être supérieur selon la nature du projet, notamment pour les événements dynamiques sur le domaine public (course, défilé, etc.) où le délai minimal est de 120 jours.

Mieux vaut s’y prendre tôt! Pour un dossier complet, il faut compter minimalement entre 8 et 10 semaines pour obtenir une décision des autorités en regard de l’octroi d’un financement.

Les projets sont reçus en continu, toute l’année.

Le traitement d’une demande débute lorsque celle-ci est complète et reçue dans les délais prescrits. S’il est admissible, le projet est analysé afin d’en évaluer l’opportunité et la faisabilité en cohérence avec les orientations municipales, et sous réserve de la disponibilité des fonds et des ressources nécessaires à la réalisation de l’événement.

La durée de traitement du dossier varie selon l’envergure de l’événement et ses impacts sur le domaine public. Les demandes uniquement relatives au soutien technique pourraient être traitées dans un délai moindre.

Des documents techniques complémentaires seront demandés pour la réalisation de l’événement. Consultez l’échéancier de dépôt des demandes techniques pour en savoir plus.

Le dépôt d’un dossier n’entraîne pas nécessairement son acceptation par la Ville de Québec. Au dépôt de son dossier, le promoteur s’engage à accepter la décision qui sera rendue.

L’octroi d’un soutien municipal est entériné par les instances décisionnelles de la Ville de Québec. Selon le champ de compétence applicable, le dossier peut être validé par le comité exécutif, le conseil municipal ou le conseil d’agglomération.

Une fois la résolution ultime émise, l’organisme s’engage à signer une entente balisant les conditions de réalisation de son événement avec la Ville de Québec. Il s’engage également à utiliser la contribution financière uniquement pour des dépenses relatives à la réalisation de l’événement. Le versement de la subvention sera réalisé selon les modalités prévues à l’entente.

Prendre connaissance des documents informatifs pertinents à l’organisation d’un grand événement.

• Vision événementielle de la Ville de Québec
• Planification et orientations municipales
• Échéancier technique et logistique - Guide du promoteur
• Guide de visibilité accordée à la Ville de Québec
• Guide pratique d'accessibilité universelle (Annexe G)

Obtenir l’accord écrit des propriétaires ou gestionnaires des sites visés pour la tenue de l’événement.

Pour connaître la disponibilité d’un site appartenant à la Ville de Québec, écrivez à l’adresse suivante : GrandsEvenements@ville.quebec.qc.ca.

Une fois les autorisations d’occupation de sites obtenues, fournir l’ensemble des documents suivants. Ceux-ci sont obligatoires.

• Formulaire de demande de subvention - Événement au budget total de plus de 100 K$
• Montage financier (Annexe A) (nouveau formulaire)
• Engagement SST (Annexe B) (auparavant Annexe H)
• Déclarations de conflits d’intérêts des membres du conseil d’administration et de la direction, le cas échéant (Annexe C)
• Résolution désignant un mandataire, un signataire, et leurs substituts (Modèle en ligne) (Annexe D)
• Programmation préliminaire
• Devis technique sommaire (plans des sites avec implantation à l’échelle, plan de parcours, besoins techniques, etc.)
• Lettres patentes de l’organisme (lors du dépôt d’une première demande seulement, ou après une modification des lettres patentes)
• Organigramme de l’organisme et, s’il y a lieu, des organisations apparentés, en précisant l’actionnariat (lors du dépôt d’une première demande seulement, ou après une modification récente de l’organigramme)
• États financiers de l’organisme et état des résultats, par projet, de l’année précédente
• Lettre d’autorisation préliminaire des propriétaires des sites convoités pour leur utilisation

À la signature d’une entente avec la Ville :

• Un plan de visibilité proposé spécifiquement à la Ville de Québec à titre de partenaire. Consultez le Guide de visibilité afin de connaître les exigences.
• Un avenant d’assurance responsabilité civile d’au moins 5 millions de dollars, par incident, et d’une franchise d’un maximum de 5 000 $ à l’occasion des activités reliées à la tenue de l’événement, protégeant l’organisme ainsi que la Ville de Québec à titre d’assurée additionnelle. Le montant (5 M$) pourrait varier, exceptionnellement, selon la nature de l’événement. Consultez l’annexe E à titre d’exemple.

Rassembler les documents complémentaires appuyant le projet et les joindre au dossier. Ceux-ci sont facultatifs et d’autres documents peuvent être transmis.

Exemples :

• Document de présentation de l’événement
• Lettre de confirmation des droits d’organisation de la fédération sportive (événements sportifs seulement)
• Lettres d’appui des partenaires (financiers, en services et en esprit)
• Documents de confirmation de financement (secteur public ou privé)
• Étude d’achalandage (la plus récente)
• Étude de retombées économiques (la plus récente)
• Étude de satisfaction de la clientèle (la plus récente)
• Plan d’affaires, plan de développement, ou planification pluriannuelle
• Planification stratégique
• Politique ou plan d’action en développement durable ou écoresponsabilité
• Copie de la certification en développement durable ou écoresponsabilité
• Revue de presse
• Données concernant un événement comparable

Si la subvention versée ou la somme des subventions versées par la Ville à l’organisme pour l’année en cours est égale ou supérieure à 100 000 $, l’organisme doit faire auditer ses états financiers. Dans un tel cas, l'auditeur de l’organisme doit, en vertu de l’article 107,9 de la Loi sur les cités et les villes, chapitre C-19, transmettre les états financiers de l’organisme au vérificateur général de la Ville de Québec. Il doit transmettre l’ensemble des documents prévus par la Loi avec les états financiers.

Si une personne se trouve dans des circonstances, un contexte ou une situation de conflit d’intérêts en tant que dirigeante de l’organisme (direction ou du conseil d’administration), celle-ci a l’obligation :

• D’en informer la Ville par écrit.
• D’en faire la déclaration.
• De soumettre à la Ville la liste des transactions qui seront effectuées avec l’une ou l’autre des compagnies apparentées ou entités générant le conflit ou l’apparence de conflit d’intérêts. À cet effet, la Ville de Québec se réserve le droit d’exiger que l’organisme démontre que lesdites transactions ont été faites dans la conformité des prix courants.

Pour en savoir davantage sur la gestion des conflits d’intérêts, consultez le site d’Éducaloi.