Pour obtenir une autorisation de tenir un événement sur le domaine public, tout organisme admissible doit respecter les conditions suivantes :

• Avoir son siège social (maison-mère ou filiale) situé sur le territoire de la ville de Québec;
• Posséder l’expérience adéquate en organisation d’événements ou d’activités spéciales;
• Être conforme aux lois et règlements en vigueur régissant la gouvernance et la vie démocratique des organismes à but non lucratif;
• Faire preuve d’une saine gouvernance et d’une gestion administrative et financière rigoureuse.

Promoteurs admissibles

• Personne morale sans but lucratif dûment enregistrée au Registre des entreprises du Québec (REQ) et dotée d’un conseil d’administration;
• Institution d’enseignement.

Promoteurs inadmissibles

• Particulier;
• Entreprise ou club privé;
• Organisme institutionnel (ex. : SAAQ, AMF, Assemblée nationale, Cour du Québec, etc.), public ou parapublic;
• Ordre professionnel ou organisation syndicale ayant pour seule mission de soutenir, régir ou protéger des intérêts du milieu professionnel, des affaires, du travail ou de ses propres membres;
• Organisation politique;
• Coopérative susceptible de verser des ristournes aux membres;
• Organisme dont la nature des activités ne répond pas aux normes sociales généralement acceptées.

Événements admissibles

Un événement est considéré comme tel à partir du moment où :

• Il propose une ou des animations festives, culturelles, sociales, commémoratives ou sportives, essentiellement à l’extérieur et d’une durée limitée;
• Il se déploie sur le territoire de la ville de Québec;
• Il est complémentaire aux autres événements et activités se déroulant sur le territoire;
• Son accès est gratuit;
• Il s’adresse majoritairement à une clientèle résidente;
• Il respecte les lois et règlements en vigueur au Québec;
• Son offre de service est publique, favorise une participation inclusive et encourage la mixité sociale et culturelle;
• Sa promotion se fait par des outils de communication publics (site Internet, journaux, dépliants, affiches, réseaux sociaux, etc.);
• Il exige une certaine mobilisation de ressources humaines, techniques et financières.

Événements inadmissibles

• Événement majoritairement intérieur;
• Événement de nature privée;
• Collecte de fonds ou activité de financement (autorisée pour les organismes à vocation caritative seulement);
• Activité s’apparentant à une programmation d’animations;
• Activité spéciale soulignant la fin d’une programmation;
• Activité visant la promotion de l’organisme ou de sa programmation;
• Célébration d’anniversaire de fondation d’un organisme;
• Événement à caractère commercial ou activité promotionnelle pour un produit commercialisable;
• Événement d’un regroupement de gens d’affaires;
• Activité de sollicitation ayant pour but d’attirer l’attention des citoyens ou de leur demander une quelconque contribution (ex. : activité de recrutement, collecte de tout genre, etc.);
• Événement de nature politique;
• Événement de nature religieuse dont l’objectif est de promouvoir une croyance ou de célébrer un rite;
• Activité s’adressant exclusivement à un groupe spécifique;
• Manifestation;
• Contrats de gestion octroyés par la Ville ou événements diffusés ou produits par celle-ci;
• Événement culturel à billetterie uniquement;
• Événement virtuel;
• Activité d’intégration ou d’initiation aux études postsecondaires.

L’analyse des besoins en services municipaux est réalisée sur mesure pour chaque événement. Une aide sous forme de services municipaux peut être accordée selon le type de promoteur, la nature de l’événement, le lieu où il se déroule et les ressources disponibles. La valeur totale de la contribution accordée par la Ville inclut l’aide financière et la valeur de l’aide accordée en services municipaux.

L’aide en services municipaux peut se décliner comme suit :

• Soutien à la coordination des services municipaux;
• Soutien physique pour l’accès à certains équipements et infrastructures dans la mesure où ils sont disponibles et selon les conditions du prêt et de la tarification en vigueur;
• Soutien technique pour une fermeture de rue, pour l’obtention d’une ordonnance de bruit ou de commerce sur le domaine public, pour assurer les mesures de sécurité ou pour une demande de dérogation à la réglementation;
• Prêt et livraison de matériel de la Centrale d’équipements de la Ville de Québec (réservé aux OBNL reconnus);
• Promotion de l’événement à travers les outils de communication de la Ville, lorsque possible.

Le soutien financier est accordé sous forme de subvention non récurrente. Une subvention est attribuée sous réserve des crédits disponibles et la Ville de Québec se réserve le droit d'ajuster à la baisse le montant demandé.

Toute subvention accordée doit permettre au promoteur d’atteindre l’équilibre budgétaire. Les projets présentant un budget prévisionnel déficitaire seront automatiquement rejetés. Un projet générant un surplus budgétaire supérieur ou égal au montant demandé ne recevra aucune subvention.

La Ville de Québec se réserve le droit de réclamer toute somme déjà versée advenant l’annulation de l’événement financé ou le non-respect des lois et règlements en vigueur.

Admissibilité au soutien financier

Promoteurs admissibles au soutien financier

• Personne morale sans but lucratif dûment enregistrée au Registre des entreprises du Québec (REQ) et dotée d’un conseil d’administration.

Événements inadmissibles au soutien financier

Ces événements s’ajoutent à la liste des événements inadmissibles à une autorisation d’événement :

• Événement déjà financé par un autre programme de la Ville de Québec;
• Événement exigeant une tarification pour l’accès au site ou pour ses principales activités;
• Exposition d’œuvres, lancement, cérémonie d’ouverture ou concours;
• Événement sportif fédéré de type compétitif (tournoi, championnat, etc.);
• Événement lucratif ou commercial (foire, marché, événement promotionnel, etc.);
• Événement d’affaires (congrès, colloque, forum, conférence);
• Espaces et équipements éphémères (aménagement, entretien et animation);
• Festivités du 3 juillet - Fête de la Ville de Québec.

Dépenses admissibles

Seules les dépenses admissibles seront considérées dans le calcul de la subvention accordée. Les dépenses admissibles sont exclusivement liées à la réalisation de l’événement :

• Honoraires professionnels ou salaire d’un chargé de projet;
• Programmation et animation (incluant le matériel éphémère);
• Logistique, aménagement du site et réalisation;
• Promotion et communication;
• Frais de gestion (maximum 10 % du budget total).

Dépenses inadmissibles

Les dépenses suivantes sont exclues du Programme de soutien financier :

• Dépenses reliées au fonctionnement et aux activités régulières de l’organisme (salaires et charges sociales, loyer, assurances, entretien des équipements, etc.);
• Dépenses reliées à la programmation régulière de l’organisme;
• Dépenses sous forme de dons de charité;
• Biens et services donnés gratuitement à un tiers dans le cadre d’un échange de services;
• Achat d’équipements ou de logiciels informatiques dédiés au fonctionnement de l’organisme;
• Achat d’immobilisations (incluant le matériel événementiel pérenne);
• Dépenses reliées aux activités exclusivement intérieures de l’événement;
• Dépenses réalisées avant le dépôt de la demande.

Balises du soutien financier

L’aide financière octroyée tiendra compte de l’estimation des coûts des services municipaux nécessaires à la réalisation de l’événement, si ceux-ci sont requis. La contribution de la Ville de Québec peut varier selon la nature et l’envergure de l’événement, mais aussi selon son impact sur le domaine public.

Le dépôt d’une demande exclut la possibilité de déposer toute autre demande de soutien auprès de la Ville de Québec pour la tenue du même événement.

Résumé des balises financières

Le soutien total accordé par la Ville pourrait dépasser le pourcentage ou le montant maximum. Par exemple, sur la base de l’analyse réalisée conformément aux critères établis, la Ville pourrait décider de soutenir le développement ou la réalisation de manière spécifique d’un événement ou d’un projet spécial, en démarrage, en développement ou en consolidation.

• La Ville doit appliquer les différentes politiques et directives en vigueur, et son soutien dépend de la disponibilité des ressources humaines, financières et matérielles.
• Les projets déposés doivent se différencier des autres événements soutenus par la Ville (lieu, date, quartier, thématique, etc.). De ce fait, il est possible que la date ou le lieu autorisés diffèrent de ceux inscrits dans la demande initiale du promoteur.
• Un événement sera automatiquement refusé si le promoteur sous-traite plus de 50 % de son événement ou s’il agit comme prête-nom.
• Les événements dont les états financiers démontrent des surplus ou des déficits importants dans les actifs nets non affectés peuvent être sujets à une diminution ou un refus de financement.
• Un promoteur pourrait voir son événement non soutenu si les bonnes conditions ne sont pas réunies ou si l’événement proposé n’est pas lié directement à la mission de l’organisme.
• Toute activité d’autofinancement ou d’adhésion réalisée dans le cadre d’un événement proposant diverses activités et animations est considérée comme étant partie intégrante de l’événement.
• La Ville de Québec pourrait octroyer des contrats de gestion pour des événements spéciaux ou des événements produits et diffusés par la Ville. Les clauses du contrat pourraient différer.
• Aucun soutien municipal n’est accordé lorsqu’un élu ou un candidat aux élections bénéficie d’un avantage ou est membre du comité organisateur d’un événement ayant lieu pendant une période électorale officielle au sens de la loi.
• Tous les services municipaux supplémentaires demandés par le promoteur moins de 10 jours avant l’événement pourraient être refusés ou facturés.

• Si une personne se trouve dans des circonstances, un contexte ou une situation de conflit d’intérêts en tant que dirigeante de l’organisme (direction ou conseil d’administration), celle-ci a l’obligation d’en informer la Ville par écrit, d’en faire la déclaration et de soumettre à la Ville la liste des éléments générant le conflit ou l’apparence de conflit d’intérêts.

  Pour en savoir davantage sur la gestion des conflits d’intérêts, consultez le site d’Éducaloi.

Votre demande doit être déposée au minimum 3 mois avant l’événement. En raison du temps nécessaire pour obtenir les autorisations requises, les demandes ne respectant pas ce délai seront systématiquement rejetées. Les projets sont reçus en continu, toute l’année.

Le traitement d’une demande débute lorsque celle-ci est complète. La durée de traitement d’un dossier varie selon l’envergure de l’événement et ses impacts sur le domaine public. Les demandes nécessitant uniquement un soutien technique pourraient être traitées dans un délai moindre.

S’il est admissible, le projet est analysé objectivement selon des critères bien définis. Une recommandation pourra ensuite être acheminée à l’instance appropriée quant au soutien municipal, sous réserve de la disponibilité des fonds et des ressources nécessaires à la réalisation de l’événement.

Le dépôt d’un dossier ne signifie pas nécessairement son acceptation par la Ville de Québec. Au dépôt de son dossier, le promoteur s’engage à accepter la décision qui sera rendue.

L’octroi d’un soutien municipal est entériné par les instances de la Ville de Québec. Selon le champ de compétence applicable, le dossier est validé par le comité exécutif, le conseil d’agglomération ou le conseil d’arrondissement.

Une fois la résolution finale émise, l’organisme s’engage à utiliser la contribution financière uniquement pour des dépenses relatives à la réalisation de l’événement.

Prendre connaissance des documents informatifs pertinents à l’organisation d’un événement :

• Vision événementielle de la Ville de Québec
• Planification et orientations municipales
• Guide de visibilité accordée à la Ville de Québec
• Guide pratique d'accessibilité universelle

La Ville de Québec pourrait juger inadmissible toute demande financière réalisée par un organisme dont les suivis ne sont pas effectués pour d’autres événements dont il est le promoteur.

Avant de transmettre une demande d’autorisation d’événement, il est important d’obtenir l’accord écrit du propriétaire ou gestionnaire du site visé.

Pour connaître la disponibilité d’un site appartenant à la Ville de Québec, écrire à evenement@ville.quebec.qc.ca.

Documents obligatoires à fournir pour l’obtention d’une autorisation d’événement :

• Formulaire de demande d’événement rempli et signé (version la plus à jour obligatoire);
• Plan d’aménagement complet du site d’activités (aménagement des sites, plan de parcours, etc.);
• Résolution du CA désignant un mandataire, un signataire, et leurs substituts;
• Lettre ou courriel d’autorisation préliminaire des propriétaires des sites convoités pour leur utilisation;
• Avenant d’assurance responsabilité civile d’au moins 2 millions de dollars pour toute la durée de l’événement; la Ville de Québec doit être ajoutée à titre d’assurée additionnelle;
• Plan des mesures d’urgence pour tout événement de 100 personnes ou plus (exigé par le SPVQ).
• Formulaire de demande de matériel et devis technique, si applicable (organismes reconnus seulement);
• Tout autre document jugé pertinent (soumissions d’artistes ou de fournisseurs, dépliant, programmation, etc.);
• Déclaration d’absence de conflit d’intérêts des membres du CA et de la direction, le cas échéant (Annexe C);

Documents obligatoires à fournir pour l’obtention d’un soutien financier :

• Demande de soutien financier (compléter les annexes applicables dans le formulaire de demande);
• Budget prévisionnel équilibré : utiliser obligatoirement le modèle fourni.

Documents obligatoires supplémentaires à fournir par les promoteurs admissibles (non reconnus) pour l’obtention d’un soutien financier :

• Lettres patentes de l’organisme (première demande seulement, ou après modification);
• États financiers de l’organisme et état des résultats, par projet, de l’année précédente;
• Engagement SST (Annexe B).