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Vous préparez un événement de type « fête de quartier » ou « rassemblement populaire » dans les rues ou les parcs de la Ville de Québec?
Votre événement peut contribuer à renforcer la vie communautaire, sociale et économique de l'arrondissement et il s'adresse surtout, mais non exclusivement, à ses citoyens?
La Ville vous offre la possibilité de concrétiser votre initiative. Pour ce faire, vous devez obtenir au préalable une autorisation officielle en effectuant des démarches auprès de la division de l’Animation urbaine du Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire.
La Ville de Québec reconnaît l’apport et le dynamisme des promoteurs de son territoire qui s’appliquent à offrir des événements et activités diversifiés de qualité, ayant un impact significatif sur la collectivité et la mobilisation des communautés. La Ville encourage les initiatives du milieu événementiel et accorde des ressources financières, matérielles ou professionnelles importantes pour les soutenir.
Pour obtenir une autorisation de tenir un événement sur le domaine public, tout organisme admissible doit respecter les conditions suivantes :
Un événement est considéré comme tel à partir du moment où :
L’analyse des besoins en services municipaux est réalisée sur mesure pour chaque événement. Une aide sous forme de services municipaux peut être accordée selon le type de promoteur, la nature de l’événement, le lieu où il se déroule et les ressources disponibles. La valeur totale de la contribution accordée par la Ville inclut l’aide financière et la valeur de l’aide accordée en services municipaux.
L’aide en services municipaux peut se décliner comme suit :
Le soutien financier est accordé sous forme de subvention non récurrente. Une subvention est attribuée sous réserve des crédits disponibles et la Ville de Québec se réserve le droit d'ajuster à la baisse le montant demandé.
Toute subvention accordée doit permettre au promoteur d’atteindre l’équilibre budgétaire. Les projets présentant un budget prévisionnel déficitaire seront automatiquement rejetés. Un projet générant un surplus budgétaire supérieur ou égal au montant demandé ne recevra aucune subvention.
La Ville de Québec se réserve le droit de réclamer toute somme déjà versée advenant l’annulation de l’événement financé ou le non-respect des lois et règlements en vigueur.
Ces événements s’ajoutent à la liste des événements inadmissibles à une autorisation d’événement :
Seules les dépenses admissibles seront considérées dans le calcul de la subvention accordée. Les dépenses admissibles sont exclusivement liées à la réalisation de l’événement :
Les dépenses suivantes sont exclues du Programme de soutien financier :
L’aide financière octroyée tiendra compte de l’estimation des coûts des services municipaux nécessaires à la réalisation de l’événement, si ceux-ci sont requis. La contribution de la Ville de Québec peut varier selon la nature et l’envergure de l’événement, mais aussi selon son impact sur le domaine public.
Le dépôt d’une demande exclut la possibilité de déposer toute autre demande de soutien auprès de la Ville de Québec pour la tenue du même événement.
Le soutien total accordé par la Ville pourrait dépasser le pourcentage ou le montant maximum. Par exemple, sur la base de l’analyse réalisée conformément aux critères établis, la Ville pourrait décider de soutenir le développement ou la réalisation de manière spécifique d’un événement ou d’un projet spécial, en démarrage, en développement ou en consolidation.
Si une personne se trouve dans des circonstances, un contexte ou une situation de conflit d’intérêts en tant que dirigeante de l’organisme (direction ou du conseil d’administration), celle-ci a l’obligation d’en informer la Ville par écrit, d’en faire la déclaration et de soumettre à la Ville la liste des éléments générant le conflit ou l’apparence de conflit d’intérêts.
Pour en savoir davantage sur la gestion des conflits d’intérêts, consultez le site d’Éducaloi.
Votre demande doit être déposée au minimum 3 mois avant l’événement. En raison du temps nécessaire pour obtenir les autorisations requises, les demandes ne respectant pas ce délai seront systématiquement rejetées. Les projets sont reçus en continu, toute l’année.
Le traitement d’une demande débute lorsque celle-ci est complète. La durée de traitement d’un dossier varie selon l’envergure de l’événement et ses impacts sur le domaine public. Les demandes nécessitant uniquement un soutien technique pourraient être traitées dans un délai moindre.
S’il est admissible, le projet est analysé objectivement selon des critères bien définis. Une recommandation pourra ensuite être acheminée à l’instance appropriée quant au soutien municipal, sous réserve de la disponibilité des fonds et des ressources nécessaires à la réalisation de l’événement.
Le dépôt d’un dossier ne signifie pas nécessairement son acceptation par la Ville de Québec. Au dépôt de son dossier, le promoteur s’engage à accepter la décision qui sera rendue.
L’octroi d’un soutien municipal est entériné par les instances de la Ville de Québec. Selon le champ de compétence applicable, le dossier est validé par le comité exécutif, le conseil d’agglomération ou le conseil d’arrondissement.
Une fois la résolution finale émise, l’organisme s’engage à utiliser la contribution financière uniquement pour des dépenses relatives à la réalisation de l’événement.
Prendre connaissance des documents informatifs pertinents à l’organisation d’un événement :
La Ville de Québec pourrait juger inadmissible toute demande financière réalisée par un organisme dont les suivis ne sont pas effectués pour d’autres événements dont il est le promoteur.
Avant de transmettre une demande d’autorisation d’événement, il est important d’obtenir l’accord écrit du propriétaire ou gestionnaire du site visé.
Pour connaître la disponibilité d’un site appartenant à la Ville de Québec, écrire à evenement@ville.quebec.qc.ca.
Documents obligatoires à fournir pour l’obtention d’un soutien financier :
Un rapport d’événement ainsi qu’un bilan financier doivent être déposés par l’organisme au plus tard 60 jours après l’événement.
Le rapport d’événement devra au minimum inclure les éléments suivants :
Une reddition de comptes manquante pourrait entraîner le refus de toute demande de soutien financier subséquente pour le même événement ou pour tout autre événement du même promoteur en défaut.
Toute documentation doit être acheminée par courriel à evenement@ville.quebec.qc.ca.
Le formulaire et l’ensemble des pièces justificatives doivent être envoyés dans un seul courriel.
La Ville de Québec se réserve le droit de refuser un dossier incomplet ou déposé en dehors des délais prescrits.
Vous avez des questions concernant l’organisation de votre événement? Contactez l’Animation urbaine du Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire.
399, rue Saint-Joseph Est, 4e étage Québec (Québec) G1K 8E2 Téléphone : 311 evenement@ville.quebec.qc.ca
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