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La Cité de Québec est créée en 1833. En 1924, soit quatre ans après la naissance des Archives nationales du Québec, elle met sur pied son propre département des archives et des statistiques pour traiter et conserver ses documents anciens.
La Cité embauche Valère Desjardins, archiviste statisticien. Celui-ci doit traiter en priorité les documents dits officiels, notamment les procès-verbaux, les règlements et les avis publics, ceux-ci étant dès lors regroupés, classés et préservés.
Au fil des ans, de nouvelles responsabilités sont dévolues à l’unité administrative des archives, où œuvre un personnel de plus en plus nombreux. Une voûte à l’épreuve du feu est construite à l’hôtel de ville en 1930. Puis, l’unité est rattachée au Service du greffe en 1966. Ainsi, durant les années 70, la gestion des documents administratifs s’ajoute progressivement à ses fonctions de classement, de diffusion et de conservation des archives historiques.
En 1971 a lieu l’acquisition d’un premier fonds d’archives privées : celui de Charles Baillairgé (1826-1906), reconnu comme l’un des principaux ensembles de dessins architecturaux du XIXe siècle au Canada. Depuis, les archives se sont enrichies de plus d’une centaine d’autres fonds et collections d’archives privées, notamment les fonds W.B Edwards, Thaddée Lebel, Gilles Lamontagne, Jean Pelletier, Dominion Corset, Le Soleil, Voûte chez Ti-Père, ainsi que les collections Pierre Lavoie et Yves Beauregard.
À la suite de l’adoption, en 1983, de la Loi sur les archives par le gouvernement québécois, le service consolide ses actions en matière de gestion des archives administratives. Il se voit de plus confier la responsabilité des œuvres d'art et des objets à caractère patrimonial de la Ville. La même année, la division quitte l’hôtel de ville de Québec pour emménager dans la toute nouvelle bibliothèque centrale de Québec, qui deviendra la bibliothèque Gabrielle-Roy deux ans plus tard.
Avec la création, en 2002, de la nouvelle ville de Québec, les archives se sont additionnées de milliers de documents et de pièces historiques provenant des villes fusionnées. Elles ont, du coup, triplé leur masse! L’unité responsable des archives de la Ville de Québec a changé d’appellation à trois reprises au cours des années suivant son implantation. Elle porte son nom actuel depuis 2005.
En ce nouveau millénaire, la Ville de Québec se tourne résolument vers le futur. Plus que jamais, elle entend mettre les nouvelles technologies au service de cet objectif de première importance : favoriser l’accès du plus grand nombre de documents possible au plus grand nombre de gens possible.
Depuis 2015, une partie de plus en plus importante du contenu des archives de la Ville de Québec est disponible à l’aide du moteur de recherche Archives en ligne.
Les chercheurs peuvent d’ailleurs y retrouver un très grand nombre de photographies numérisées couvrant une multitude de sujets et d’époques.
En outre, les règlements de la Ville de Québec datés de 2004 à aujourd’hui sont disponibles via le Portail des règlements de la Ville de Québec.
Si on les rangeait debout, l’une à côté de l’autre, les archives textuelles conservées par la Division de la gestion des documents et des archives de la Ville couvriraient une distance linéaire de dix kilomètres.
Les archives non textuelles sont, pour leur part, estimées aux quantités suivantes :
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