La reconnaissance permet à la Ville de Québec d’officialiser une relation avec un organisme à but non lucratif. Basée sur la réciprocité, cette relation permet un échange entre l’organisme, qui offre des services aux citoyens, et la Ville de Québec, qui lui fournit un soutien pour le faire, dans les limites de ses capacités.

Objectifs

Par l’entremise de cette politique, la Ville de Québec a pour objectifs :

• d’assurer un traitement équitable de toutes les demandes;
• d’assurer l’utilisation efficiente de ses ressources;
• de créer ou de consolider ses liens avec les organismes afin de les soutenir dans leurs actions auprès de la population;
• de contribuer à la diversité, à la complémentarité et à la qualité de l’offre de service aux citoyens.

Conditions d’admissibilité

• Pour être admissible à la reconnaissance, la mission principale de l’organisme doit être liée à une compétence, une obligation ou un pouvoir particulier dévolus au Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire.
• L’organisme doit avoir un statut juridique valide d’organisme à but non lucratif avec une incorporation québécoise ou canadienne.
• Le lieu principal où sont offerts les services et les activités de l’organisme doit être situé sur le territoire de la ville de Québec.
• L’organisme doit avoir une adhésion ouverte, ce qui signifie que toute personne peut devenir membre de l’organisme dans le respect de sa mission. Celui-ci s’assure de procéder au renouvellement régulier et à l’ajout de membres.
• L’organisme doit se conformer aux lois et règlements en vigueur régissant la gouvernance et la vie démocratique des organismes à but non lucratif.

Critères d’analyse

L’analyse de la demande sera effectuée sur la base des critères suivants :

• sa mission principale;
• son offre de service directe aux citoyens;
• la clientèle qu’il dessert;
• la complémentarité de ses activités avec celles des organismes déjà reconnus;
• la concertation et la collaboration avec les organismes du milieu.

Les critères, déclinés sous plusieurs indicateurs, ont été intégrés dans une grille servant à l’analyse des demandes. La grille est disponible sur demande pour l’organisme qui souhaite en obtenir une copie.

L’analyse réalisée permettra de déterminer :

• l’obtention ou non de la reconnaissance;
• le domaine principal d’intervention;
• le statut d’organisme de proximité ou de portée municipale;
• la catégorie de reconnaissance (collaborateur, associé, partenaire).

Statuts et catégories

Une fois reconnu, l’organisme se voit attribuer un statut (organisme de proximité ou à portée municipale), puis une catégorie (organisme collaborateur, associé ou partenaire).

Statuts

Catégories

Processus de demande de reconnaissance

Dépôt de la demande

L’organisme qui veut être reconnu doit remplir le formulaire prévu à cette fin et le transmettre au Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire.

L’organisme a l’obligation de déposer un dossier complet sans quoi l’analyse de la demande ne sera pas effectuée.

• Formulaire de demande
• Politique de reconnaissance des organismes à but non lucratif
• Processus de cheminement de la demande

Exigences liées au maintien de la reconnaissance

L’organisme reconnu par la Ville de Québec doit fournir annuellement une reddition de comptes au plus tard 150 jours après la fin de l’année financière de l’organisme.
En cours d’année, l’organisme doit s’engager à :

• informer son répondant de tout changement concernant :
• la composition de son conseil d’administration;
• l’adresse de son siège social ou ses lieux de service;
• une modification à sa charte ou à ses lettres patentes.
• ne pas servir de prête-nom, c’est-à-dire de ne pas utiliser ses privilèges d’organisme reconnu pour des fins personnelles ou pour un tiers;
• lorsqu’applicable, respecter la Politique de tarification aux activités de loisirs pour les personnes non résidantes de la ville de Québec.

Le maintien de la conformité est une condition obligatoire pour conserver les privilèges que procure la reconnaissance. Le Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire procédera à l’analyse de la reddition de comptes transmise par les organismes.

Renouvellement, révision, résiliation et nouvelle demande

Renouvellement

La reconnaissance est renouvelable automatiquement dans la mesure où l’organisme se conforme aux exigences du Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire et qu’il fournit la reddition de comptes annuelle dans les délais prescrits, soit au plus tard 150 jours après la fin de son année financière.

Révision de la catégorie

En tout temps, le Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire peut réviser le statut ou la catégorie d’un organisme reconnu dans la mesure où il constate que sa mission, sa clientèle, son offre ou ses lieux de service se sont modifiés.

Un organisme peut également demander une révision de sa catégorie de reconnaissance s’il est en mesure de démontrer que son lien avec le Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire s’est modifié ou que, lors de sa demande, la catégorie de reconnaissance qui lui a été attribuée ne reflète pas son lien avec celui-ci. Une seule demande de révision pour le même motif sera permise.

Résiliation

Un organisme peut, de sa propre initiative et en tout temps, demander la résiliation de sa reconnaissance en faisant parvenir à son répondant une lettre signée accompagnée d’une résolution du conseil d’administration attestant cette demande. En cas de dissolution, l’organisme doit faire parvenir à son répondant un acte de dissolution.

Nouvelle demande

En cas de refus, l’organisme aura la possibilité de déposer une nouvelle demande tous les cinq ans. S’il souhaite déposer une nouvelle demande moins de cinq ans après le refus, il doit être en mesure de démontrer qu’un changement important a été mis en application concernant un ou plusieurs éléments pour lesquels la reconnaissance lui avait été refusée.

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